1강
연구에서 반복되는 일들
자동화는 도구를 배우는 일이 아니라 내 일을 트리거·처리·액션으로 쪼개는 일에서 시작합니다. 쪼개 보면 무엇을 넘길 수 있는지 보입니다.
먼저 그 표를 다시 엽니다
모듈 1의 마지막 레슨에서 되풀이하는 일 다섯 가지를 적고 대화·자동화·에이전트로 분류하셨습니다. 그 표를 지금 다시 여십시오. 세 번째 칸에 자동화라고 적힌 줄이 이 모듈에서 다룰 대상입니다.
그사이 여섯 모듈을 지나왔으니 그 표가 달라졌을 수도 있습니다. 손으로 해 보기 전에는 자동화할 만해 보였는데 막상 해 보니 매번 판단이 들어가더라는 일이 있고, 반대로 처음에는 어려워 보였는데 지나고 보니 순서가 늘 같았던 일도 있습니다. 직접 해 본 뒤에 고르는 것이 이 순서의 이유입니다.
자동화는 AI보다 먼저 있었습니다
여기서 다루는 자동화는 AI가 들여온 새 개념이 아닙니다. 사람이 화면에서 반복하던 사무 작업 — 자료를 옮겨 적고, 양식을 채우고, 파일을 정해진 자리에 넣는 일 — 을 프로그램에 맡기는 방식은 오래전부터 있었고, 흔히 RPA라고 불립니다. 정해진 절차를 그대로 복제해 반복하는 것이 핵심이라서, RPA 자체는 AI가 아닙니다. 여기에 AI를 한 단계 얹을 수 있을 뿐입니다.
이 순서를 기억해 두시면 도움이 됩니다. 먼저 절차를 고정하고, 그다음에 AI를 넣을지 정합니다. 반대로 하면 무엇이 잘못되었는지 모르는 채로 매주 반복하게 됩니다.
자동화할 수 있는 일의 모양
반복되는 일을 자동화할 수 있는지 판정하려면 세 칸으로 쪼개 봅니다. 이 세 칸이 자동화 도구가 쓰는 어휘 전부입니다.
트리거는 일이 시작되는 신호입니다. 정해진 시각일 수도 있고, 새 자료가 도착한 순간일 수도 있고, 제가 버튼을 누르는 것일 수도 있습니다. 트리거를 적을 수 없다면 그 일은 아직 자동화할 수 없습니다. 시작하는 조건이 매번 다르다는 뜻이기 때문입니다.
처리는 받은 것을 다루는 순서입니다. 거르고, 모양을 바꾸고, 여러 곳에서 온 것을 합칩니다. 여기가 핵심입니다. 처리 단계에 판단이 들어가면 자동화가 아닙니다. "새 논문 중 읽을 만한 것을 골라"는 판단이고, "제목에 이 단어가 들어간 것만 남겨"는 처리입니다.
액션은 결과를 어디에 두는지입니다. 표에 한 줄 쌓기, 메일 한 통 보내기, 폴더에 파일로 저장하기. 액션이 정해져 있지 않으면 결과가 어디로 갔는지 모르게 됩니다.
실제 업무를 쪼개 보면
의학 연구자가 매주 하는 일 셋을 세 칸으로 옮겨 보겠습니다.
새 논문 확인. PubMed는 검색을 저장해 두고 자동으로 받아 보는 기능을 두 가지 제공합니다. 검색창 아래의 Create alert는 이메일 알림을 만들고, Create RSS는 그 검색의 RSS 주소를 만듭니다(2026년 8월 22일 PubMed 도움말 확인). 트리거는 정해진 시각에 이 주소를 확인하는 것이고, 처리는 제목과 초록을 정해진 칸에 맞추는 일이며, 액션은 표에 쌓고 주 1회 요약 메일을 보내는 일입니다. 판단은 들어오지 않습니다. 무엇을 읽을지는 제가 표를 열어 정합니다.
두 기능은 이름이 비슷하지만 주는 것이 다릅니다. 이메일 알림은 지난번 이후에 새로 나온 것만 보냅니다. RSS는 그렇지 않습니다. NLM은 새 PubMed의 RSS가 "완전한 검색 결과를 돌려주며, 저장된 검색 알림이 쓰는 'What's New' 방식을 더는 쓰지 않는다"고 밝혔습니다. 쉽게 말해 RSS는 확인할 때마다 검색 결과 전체를 다시 줍니다. 그래서 RSS로 워크플로를 만들면 이미 본 논문을 걸러 내는 일이 반드시 들어가야 합니다. 다음 레슨에서 그 자리를 어떻게 만드는지 봅니다.
공지 확인. 학회 홈페이지나 규제기관 게시판을 매주 들어가 보는 일입니다. 트리거는 매주 정해진 시각, 처리는 지난번 이후 새로 올라온 항목만 남기는 일, 액션은 목록을 한 통으로 보내는 일입니다. 새 항목이 없으면 아무 일도 일어나지 않는 것이 정상입니다.
설문 응답 정리. 온라인 설문에 응답이 들어올 때마다 하는 일입니다. 트리거는 새 응답이 도착한 순간, 처리는 응답을 분석에 쓸 형태로 정리하는 일, 액션은 시트에 한 줄 추가하는 일입니다.
| 하는 일 | 트리거 | 처리 | 액션 |
|---|---|---|---|
| 새 논문 확인 | 정해진 시각에 검색 RSS 확인 | 이미 본 것 걸러 내고 칸에 맞추기 | 표에 쌓고 주 1회 메일 |
| 공지 확인 | 매주 정해진 시각 | 지난번 이후 항목만 | 목록 한 통 |
| 설문 응답 정리 | 새 응답 도착 | 분석용 형태로 정리 | 시트에 한 줄 |
세 줄 모두 처리 칸에 판단이 없습니다. 그래서 넘길 수 있습니다.
자동화하기 전에 세 번 물을 것
첫째, 순서가 매번 같습니까. 지난 다섯 번을 떠올려 보십시오. 매번 다르게 했다면 아직 순서가 굳지 않은 것입니다.
둘째, 틀렸을 때 알아차릴 수 있습니까. 자동화의 위험은 틀린 결과가 아니라 성실하게 반복되는 틀린 결과입니다. 결과를 사람이 실제로 여는 자리가 있어야 합니다. 아무도 열지 않는 메일로 보내는 워크플로는 없는 것보다 나쁩니다.
셋째, 여기 지나가는 자료를 밖으로 보내도 됩니까. 워크플로는 자료를 여러 서비스에 걸쳐 옮깁니다. 공개된 논문 초록이라면 문제가 없지만, 기관 자료나 환자 관련 기록이라면 이야기가 다릅니다. 모듈 3에서 만든 점검표를 여기서 다시 씁니다.
직접 해 보기약 12분
모듈 1의 표에서 자동화로 분류한 일을 가져와 세 칸으로 쪼갭니다. 아직 그 표가 없다면 지금 되풀이하고 있는 일 아무거나 세 개로 시작하셔도 됩니다.
| 하는 일 | 트리거 | 처리 | 액션 | 판단이 들어갑니까 |
|---|---|---|---|---|
1행
2행
3행
4행
마지막 칸이 판정입니다. 없음인 줄만 다음 레슨으로 가져갑니다. 조금인 줄은 판단이 들어가는 지점을 따로 떼어 사람이 확인하는 자리로 만들면 넘길 수 있습니다. 많음인 줄은 자동화 대상이 아닙니다.
내려받기를 눌러 저장해 두십시오. 다음 레슨에서 이 표의 한 줄을 골라 실제 워크플로로 만듭니다.
연구에 적용하면
자동화는 도구를 배우는 일이 아니라 내 일을 트리거·처리·액션으로 쪼개는 일입니다. 쪼갠 다음 처리 칸을 보면 넘길 수 있는 일인지 바로 판정됩니다. 판단이 들어 있으면 넘기지 않습니다.
쪼갠 표를 실제로 돌아가는 워크플로로 옮길 차례입니다. 다음 레슨에서 도구를 하나 정해 첫 워크플로를 만듭니다.